5 způsobů, jak zastavit stres z doručené pošty a znovu získat kontrolu nad svým časem
Někdy mám pocit, jako bych celý den trávil jen odpovídáním na e-maily, aniž bych si někdy našel čas se dostat k důležitějším projektům a úkolům.
Pokud jde o e-mail, je úkolem neodmyslitelný tlak a naléhavost. Je snadné mít pocit, jako bychom měli neustále kontrolovat e-maily a rychle reagovat - nebo riskujeme, že budeme vnímáni jako líní, neorganizovaní a neproduktivní.
Když je vaše doručená pošta ucpaná stovkami e-mailů, je ohromné se na to dívat. Můžeme snadno cítit paniku a nemáme kontrolu. Ve skutečnosti ale nejde o to, kolik zpráv ve vaší doručené poště záleží - jde o to, kolik vašeho vlastního mozku a mentální energie je v této schránce. To je to, co sabotuje vaši produktivitu.
Maximalizace vašeho potenciálu vyžaduje odfiltrování rozptýlení a ovládání vašeho prostředí způsobem, který energizuje vaše soustředění a kreativitu. Vy ovládejte svou doručenou poštu - nedovolte, aby ovládala vás.
Pokud použijete spíše proaktivní než reaktivní přístup, může vám pomoci uniknout z e-mailu z vězení. Tady je několik tipů pro vytvoření zdravějšího vztahu s e-mailem:
- Pokračujte v doručené poště.
Kontrola e-mailů každých pět, 10 nebo 15 minut může vážně narušit vaši schopnost soustředit se. Zkuste přizpůsobit strategii kontroly e-mailů dvakrát denně: jednou ráno a jednou ke konci dne. Nastavení zásad vám umožní soustředit se na delší dobu. Pokud to pomůže, najděte odpovědného partnera, který vám pomůže tuto praxi vyzkoušet. - Zavřete e-mailového klienta.
Zavřete svou e-mailovou aplikaci nebo prohlížeč, dokud nenastane čas naplánovaných e-mailů. Můžete si být jisti, že svět neskončí, pokud neodpovíte okamžitě. Chcete-li omezit svou závislost, zkuste vypnout připojení k internetu, které využívá psychologickou techniku zvanou „závazkové zařízení“. Pokud jste uživatelem Gmailu, podívejte se na Inbox Pause, rozšíření Gmailu, které pozastaví vaše e-maily, dokud nebudete připraveni je znovu přijímat. - Zakázat upozornění a oznámení.
Vypněte zvukové efekty a připomenutí e-mailů. Na počítači a smartphonu deaktivujte zvonky, vyzvánění a vibrační upozornění. Může to být zbytečné vyrušování, aby se vaše soustředění od úkolů, které máte k dispozici. - „Odhlásit“ často a liberálně.
Pokud jde o e-mail a produktivitu práce, méně je více. Pamatujete si, že jste se přihlásili do seznamu adres v obchodním domě, abyste získali slevu dalších 20 procent? Odstraňte zpravodaje a další poštovní zásilky, které pravidelně dostáváte. Vyčistěte místo v doručené poště odhlášením všeho, co nečtete nebo nemáte v úmyslu číst (např. Upozornění na denní nabídky). Je to snadné a netrvá to dlouho, ale stojí to za to. Chcete-li zjednodušení ještě zjednodušit, zkuste Unroll.me. Pomůže vám nejen odhlásit se z nežádoucích seznamů, ale také shrne všechna vaše předplatná do přehledu. - Dělejte rychlá rozhodnutí.
Každý e-mail vyžaduje akci. Dobré pravidlo: pokud lze akci dokončit do pěti minut, udělejte to hned a tam. Například pokud se potřebujete rozhodnout o účasti na události, udělejte rychlý úsudek a odpovězte jednoduchým ano nebo ne. U dalších požadavků zvažte, kolik času vám bude úkol trvat. Pokud je to něco, co lze zvládnout za pět minut, odstraňte to z cesty. Buďte pevní a dodržujte pokyny, které si sami stanovíte. Pokud je úkol, ke kterému se musíte vrátit, rozhodněte se: uložit e-mail do příslušné složky; vytisknout; nebo jej přidat do seznamu úkolů. Určitě naplánujte čas, kdy se k úkolu vrátíte a zpracujete ho.Někdy je nejtěžší částí vyprázdnění doručené pošty přijmout, že musíte odmítnout požadavky a příležitosti. Váš čas je omezený a velmi cenný. Nestrávte to chyceným životem ve vaší doručené poště.
Každý den provedením několika drobných kroků k vytažení e-mailu ze sedadla řidiče se dostanete mnohem blíže k práci s vědomím a podle vašich vlastních podmínek.
PS: Pokud jste připraveni převzít kontrolu nad svým časem, změnit své digitální návyky a žít vyrovnanější život, můj digitální detoxikační kurz REWIRE je pro vás. Dveře pro REWIRE se na podzim znovu otevírají se všemi novými bonusy, živými hovory a otázkami a odpověďmi.
Přihlaste se zde a buďte první, kdo bude vědět, kdy se kurz znovu otevře!
