6 kroků, jak lépe spravovat čas: Rozhovor s Russellem Bishopem
Dnes mám to potěšení pohovořit s Russellem Bishopem, který je v současné době Senior Editor-at-Large pro Huffington Post a zakladatel Bishop & Bishop, poradenské a koučovací společnosti. Russell je autorem mnoha článků o síle volby a povědomí a ve vývoji má dvě knihy. Russell, expert na transformaci osob a organizací, trénoval vedoucí týmy, podnikatele a generální ředitele ve 34 zemích po celém světě. Přednášel pro výkonné programy MBA na UCLA, University of Texas a Washington University. Russell získal magisterský titul z pedagogické psychologie na University of California a v současné době žije v Santa Barbaře v Kalifornii.
Jsem ráda, že můj manžel Eric náš rozhovor nevyslechl, protože Eric po mně už měsíce třídí mé e-maily a mazá ty, které nepotřebuji. V jednu chvíli se mě Russell zeptal, kolik zpráv mám ve své e-mailové schránce. Číslo se mi nepodařilo najít. Nakonec jsem začal sčítat všechny e-maily z mých pěti účtů a řekl jsem mu, že číslo je kolem 70 000.
Nahlas se zasmál.
"Co?" Řekl jsem: „Je to hodně?“
V každém případě naléhavě potřebuji nějaké časové a organizační koučování a vždy jsem si užíval Russellovy příspěvky v The Huffington Post. Takže se s vámi podělíme o některé jeho organizační tipy!
Therese: Ve vašem příspěvku „Je pro vás multitasking dobrý?“ vysvětlíte rozdíl mezi multitaskingem a multi-gólováním. První z nich vede k polovičním úkolům, což se nedoporučuje. Jak se vyhneme polovičním úkolům?
Russell: Myslím, že první věcí, kterou musíme udělat, je zaměřit se na účel a hodnotu toho, co děláme. Většina lidí je rozptylována tím, co je přímo před nimi. Dostanou e-mail, takže si ho přečtou. Pak po něčem sáhnou a najdou notu, na kterou zapomněli navázat, atd. Vidí věc, která je přímo před nimi. A dělají to, bez velkého přemýšlení.
Therese: Říkáte tedy, že musíme použít čtyřkvadrantový systém řízení času, který Stephen Covey uvádí ve své knize „Sedm návyků vysoce úspěšných lidí“ o rozlišování naléhavého od důležitého?
Russell: Přesně. Jedná se o klasický vzorec - naléhavý versus důležitý -, který pomáhá člověku věnovat něčemu náležitou pozornost - posoudit jeho hodnotu - aby se naléhavé záležitosti nestaly naléhavými. Protože hlavním problémem, který slyším od svých klientů, je to, že neustále bojují s požáry. Říkám jim: „Nebuďte žhářem.“
Therese: Zní to dobře, ale jak to děláte?
Russell: Tím, že působí trochu více jako hasiči. Mohou si ti chlapi dovolit mít prasklou pneumatiku nebo mechanický problém s náklaďákem? Ne. Život závisí na tom, že se objeví bez problémů. Přijímají veškerá nezbytná opatření, aby byli připraveni. Nechají nákladní auto udržovat. Projdou příslušným výcvikem.
Therese: Jsem s vámi, ale jak se to promítne do lepší správy času?
Russell: Myslím, že abyste v osobním a profesním životě nehasili požáry, musíte 1. získat plán, 2. zapojit se a 3. zvládnout to. Každému úkolu přiřadíte hodnotu a rozhodnete se, jak se má provést, takže to, co zbylo, se nespálí a nezpůsobí obrovský problém.
Therese: Dobře, takže když dostanete e-mail nebo vás někdo požádá, abyste něco udělal, jak implementujete tento hasičský plán?
Russell: Mám řadu šesti otázek, které si kladu za účelem zpracování informací.
1. Co je to? Je to informace? Musím něco udělat?
2. Jaká opatření jsou nutná? Jak dlouho to bude trvat? Pokud jsou to méně než dvě minuty, mohu to udělat hned?
3. (Pokud to vyžaduje více času než dvě minuty) Jaká hodnota se zobrazí, když to udělám? Jaký je dopad?
4. Stojí to za to udělat? Jaké jsou důsledky, pokud to udělám nebo neudělám?
5. Je to moje odpovědnost, nebo je to pro někoho jiného? Kdo je odpovědný za správu?
6. Má časový termín? Je to nutné udělat k určitému datu? A pokud to není moje zodpovědnost, musím následovat?
Therese: Co byste řekli, je největší chyba, kterou děláme při správě našeho času?
Russell: Myslím, že se vždy musíme ujistit, že to, co děláme, je svázáno se smysluplným cílem, a tak každému úkolu přiřadíme osobní integritu.
