Váš tříkrokový vzorec pro bezstresový přístup k e-mailu

"Zkontrolujte e-mail pouze jednou ráno a jednou odpoledne - nic víc, nic méně."

„Nastavte odpověď„ mimo kancelář “a dejte lidem vědět, že se soustředíte na práci a nekontrolujete e-mail.“

Rady pro správu e-mailů, jako je tato, běžně nabízejí odborníci na práci a kariéru, kteří varují, že doručená pošta je konečným zabijákem produktivity. A je to pravda: Jeden z nejvíce všudypřítomných nástrojů moderního podnikání se stal jednou z jeho největších nevýhod. Abychom se mohli soustředit, musíme každý den omezit čas ve vězení e-mailem.

Odborníci na produktivitu nesdílejí to, že rušivá síla e-mailu jde mnohem hlouběji než pouhé přerušení našeho pracovního toku. Ve skutečnosti se vaše digitální návyky spojují s psychologickými faktory, které se dějí mimo vaše vědomí.

Co vám říká váš e-mailový zvyk

Když narazíte na spoušť - řekněte a ding upozorní vás na novou zprávu ve složce Doručená pošta - možná vaše reakce na kolena je okamžitá odpověď. Otočíte se k telefonu nebo notebooku a začnete odposlouchávat.

Poté, co jste odpověděli, zažijete malý nával spokojenosti. Vy cítit produktivní a nevadilo by vám, kdybyste se tak cítili častěji. Ale než se nadějete, ocitnete se v cyklu kontroly a odpovídání na e-mailová upozornění po celou dobu: během rodinného času, na večeři s přáteli, při procházení křižovatkou. Možná jste si všimli, že se z toho stal impuls, který je obtížné ovládat.

Tento typ reakce je formou „implicitního poznání“, nevědomých vzorců, které ovlivňují to, jak se chováme - a to je důvod, proč je to tak těžké ne zkontrolovat doručenou poštu. Stává se to, když váš myšlenkový proces v průběhu času ustupuje do pozadí. Teď je to zdá se automatické, ale ve skutečnosti probíhá složitá komunikace mezi mozkem, tělem a nervovým systémem.

Díky kontrole a reakci na e-mail se to, co začíná vědomým rozhodnutím, brzy promění v automatické zasažení „obnovení“ ve vaší Doručené poště, aniž byste o tom přemýšleli. Když nastartuje implicitní poznání, kontrolujeme e-maily impulzivně, často když víme, že bychom měli pracovat na něčem důležitějším.

I když se zpočátku může cítit dobře, reagovat na e-maily v noci, může to rychle způsobit daň na vašich vztazích, čase a celkovém štěstí, pokud si to zvyknete. Ten rychlý zásah do radosti, i když to z dlouhodobého hlediska není výhodné, zvítězí nad zdravým rozumem. Protože mylně spojujeme spokojenost s odpovědí na e-mail s produktivitou, děláme to víc, dokud nenajdeme, že je to zakořeněno v naší každodenní rutině.

S vědomím přístupu k e-mailu: 3 otázky, na které se můžete zeptat

Můžete znovu trénovat svůj mozek tak, aby byl všímavější a úmyslnější ve způsobu, jakým používáte e-mail, o kterém se učím více v programu REWIRE, který je navržen tak, aby pomohl lidem budovat zdravější návyky a lepší vztah k technologii. Stejně jako u jiných negativních vzorů, začíná položením několika klíčových otázek, abyste odhalili základní důvody, proč jste nuceni tak často padat do e-mailové králičí nory.

1. "Je to nejlepší využití mého času?"

Na čem jste pracovali těsně předtím, než jste se stali obětí své doručené pošty? E-mail je skvělý rušivý prvek, proto použijte tuto otázku ke kontrole a zjistěte, zda impuls ke kontrole vašich zpráv během produktivní série vykolejí vaši pozornost.

Mnoho e-mailů lze rychle přečíst, odpovědět na ně jednoduchým „ano“ nebo „ne“ nebo podat později. Dobré pravidlo: pokud lze akci dokončit do 5 minut, proveďte ji hned teď. Ušetřete si delší dobu nepřerušovaného času, abyste dosáhli smysluplné práce s velkým dopadem.

2. „Proč mám teď pocit, že musím zkontrolovat e-mail?“

Až zjistíte, že jste se zapojili do svého e-mailu, přejděte k pozornějšímu a vědomějšímu přístupu, než budete pokračovat. Co dalšího se děje, když se přesunete k obnovení Doručené pošty? Cítíte se osamělí, znuděni nebo se bojíte, že vás budou považovat za líné, pokud nebudete rychle reagovat? Jakmile odhalíte kořen impulsu, hledejte zdravější způsob, jak uspokojit emocionální nebo fyzické potřeby, které jste identifikovali.

Ve své knize Lepší než předtím, odbornice na štěstí Gretchen Rubin, navrhuje vytvořit nabídku „pamlsků“ - malých potěšení nebo shovívavosti, které slouží jako produktivní odbytiště stresu. Rubin poukazuje na to, že zdravé pochoutky častěji nezahrnují sedění před obrazovkou, jsou to spíše činy, lidé nebo věci, které vás oživí. Několik příkladů by bylo hrát si se psem po dobu 20 minut, koupit si pěkný bylinkový čaj, jít na kurz jógy, terapeuticky se kreslit v omalovánkách pro dospělé nebo si uspořádat stůl (protože pokud jste úhlední blázni jako já, vy ve skutečnosti najít to relaxační).

3. „Jakého cíle se snažím dosáhnout?“

Existuje důvod, proč se mnoho nejúspěšnějších lidí na světě vyhýbá kontrole e-mailů hned ráno. Je to proto, že jako Brendon Burchard, expert na osobní rozvoj a autor Poplatek říká: „Doručená pošta není nic jiného než pohodlný organizační systém pro agendy jiných lidí.“ Pokud si nedáte pozor, můžete se ztratit v práci, jednoduše reagovat na požadavky ostatních lidí, aniž byste si vytvořili čas na splnění svých nejdůležitějších projektů a priorit.

Abyste se této pasti vyhnuli, nastavte konkrétní záměr nebo důvod pro otevření své Doručené pošty (tj. „Zašlete dokumenty mého šéfa ke kontrole na schůzku ve 13:00,“ „Vyhledejte a vytiskněte informace o letu“). Definování toho, čeho chcete dosáhnout před ponoříte se do e-mailu a budete se soustředit. Přerušuje cyklus implicitního poznávání, které by vás obvykle vedlo k tomu, že zůstanete v doručené poště. Místo toho máte kontrolu nad svým chováním, které vás osvobodí, abyste se dostali dovnitř a ven z vaší doručené pošty, a přejděte k položkám většího významu.

Další dobrou strategií, jak udržet své e-mailové návyky pod kontrolou, je převrátit rovnici a při kontrole si promyslet, o co přicházíte. Jako lidi nás více motivují ztráty než zisky, takže znalost důležitých úkolů, které obětujete tím, že zůstanete topí v e-mailu, vám pomůže přejít do akce a změnit prioritu práce na věcech, na kterých opravdu záleží. Pokud se vám líbí většina z nás, máte problém projít všechny položky ve vašem seznamu úkolů za den, ale vzhledem k tomu, které z nich mají přednost, je vaše čistá ztráta nižší.

Většina z nás si neuvědomuje, do jaké míry obětujeme svoji pozornost naší doručené poště. Cítíme se nesoustředěni, ale neuvědomujeme si, jak naše bezmyšlenkovité návyky automatické kontroly e-mailů přispívají k únavě a syndromu vyhoření. Položení těchto otázek vám pomůže zjistit, zda vás vaše e-mailové návyky vedou k úspěchu nebo brzdí vaši produktivitu. Vyzbrojeni těmito informacemi máte pravomoc ignorovat dings a ping a převzít kontrolu nad vaší doručenou poštou.

PS: Pokud jste připraveni převzít kontrolu nad svým časem, změnit své digitální návyky a žít vyváženější život, můj kurz REWIRE je pro vás. Zaregistrujte se zde a dozvíte se více!