Pracovní e-mail může být pro manažery kontraproduktivní
Nová studie naznačuje, že e-mail může být spíše potíží než výhodou pro manažery, pokud e-mail není „dobře spravovaný“.
Ve skutečnosti vědci z Michigan State University doporučují, aby manažeři mohli zlepšit svůj výkon tím, že budou kontrolovat e-maily méně často.
Vyšetřovatelé vysvětlují, že dodržování e-mailového provozu klade vysoké nároky na manažery, což jim brání v dosažení jejich cílů a v tom, aby byli dobrými vůdci.
Výzkum vedený profesorem managementu Russellem Johnsonem a publikovaný v Journal of Applied Psychology, je jedním z prvních, kdo zkoumá, jak rozptýlení od manažerů dopadu na e-mail, jejich produktivitu a jejich roli vůdců.
Vědci zjistili, že zaměstnanci tráví každý den více než 90 minut - nebo 7-1 / 2 hodiny každý týden - zotavováním se z přerušení e-mailu. Manažeři, řekl Johnson, se nijak neliší a jejich rozptýlení má další dopady.
"Stejně jako většina nástrojů je i e-mail užitečný, ale při nadměrném nebo nevhodném použití může působit rušivě a dokonce i škodlivě," uvedl Johnson.
"Když se manažeři snaží zotavit se z přerušení e-mailu, neplní své cíle, zanedbávají manažerské odpovědnosti a jejich podřízení nemají takové vedení, jaké potřebují, aby se jim dařilo."
Vědci vysvětlují, že manažeři mají různé požadavky, které mají ostatní zaměstnanci, a když se cítí ohromeni a neproduktivní kvůli požadavkům e-mailu, reagují omezením chování vůdců a směřováním k taktickým povinnostem.
Tato akce, řekl Johnson, je strategická a úmyslná, aby se cítili produktivnější. "Zajímavé je, že jsme zjistili, že manažeři zmenšili„ chování vůdců “spíše než iniciovat„ chování struktur, “řekl Johnson.
„Dřívější chování souvisí s motivací a inspirací podřízených, optimistickým rozhovorem o budoucnosti nebo vysvětlením, proč jsou pracovní úkoly důležité; druhé jsou konkrétnější a zaměřují se na úkoly, jako je stanovení pracovních cílů, přiřazení povinností nebo poskytnutí zpětné vazby. “
Nejen, že manažeři neřídí, ale také se zaměřují na menší úkoly, aby se cítili produktivně.
Aby otestovali, jak e-mailové požadavky brání manažerům, Johnson a kolegové shromáždili průzkumy od skupiny dvakrát denně po dobu dvou týdnů.
Manažeři informovali o jejich frekvenci a požadavcích na e-maily, o jejich vnímaném pokroku v hlavních pracovních povinnostech, o tom, jak často se zapojili do efektivního transformačního chování vůdce a iniciovali chování vedoucího struktury.
"Zjistili jsme, že ve dnech, kdy manažeři hlásili vysoké požadavky na e-maily, hlásili v důsledku toho nižší vnímaný pracovní postup a naopak se zapojili do méně efektivního chování vůdců," řekl Johnson.
Kromě toho, že nedokáží splnit své vlastní povinnosti, rozptýlení e-mailů způsobuje, že podřízení trpí nedostatkem chování vůdců nebo motivací a inspirací.
„Když manažeři snižují chování svých vůdců a chování ve struktuře, ukázalo se, že výkon úkolů zaměstnanců, pracovní spokojenost, organizační nasazení, vnitřní motivace a angažovanost se snižují a zvyšuje se stres a negativní emoce zaměstnanců,“ uvedl Johnson.
Důležité je, řekl Johnson, že chování vůdce má silnou korelaci s výkonem zaměstnanců, což bohužel bylo chování, které se dostalo do popředí kvůli rozptýlení e-mailů.
"Morálka příběhu spočívá v tom, že manažeři musí vyhradit konkrétní časy pro kontrolu e-mailu." To dává manažerovi kontrolu - spíše než reagovat, kdykoli se v doručené poště objeví nová zpráva, která zápasí s kontrolou od manažera, “řekl Johnson.
Zdroj: Michiganská státní univerzita
