Jak napsat efektivní seznam úkolů

Vzpomínám si, jak jsem zkoušel svůj první hodinový rozvrh, který mi pomohl dokončit věci, když mi bylo 10. Nebylo to opravdu moje věc. Od té doby jsem odešel z hodinového rozvrhu, ale stále se spoléhám na denní seznam úkolů.

Každou noc jsem na univerzitě procházel stejnými pohyby. Ručně jsem napsal svůj seznam úkolů na další den seřazený podle priority. Vedle každého úkolu jsem napsal počet hodin, které by každý úkol měl trvat.

To byl a stále je zvyk a najít fungující systém byl pro mě boj. Vyzkoušel jsem celou řadu metod, koupil jsem řadu knih o tomto tématu a experimentoval: barevně označené psaní, připomenutí post-it poznámek v koupelně, aplikace, časovače - pojmenujete to, zkoušel jsem to. Vydal jsem se tedy na dobrodružství, abych zjistil nejefektivnější způsob, jak nejen napsat svůj denní seznam úkolů, ale také dokončit více věcí.

Stručná historie seznamu úkolů

Charles Schwab byl ocelový magnát a muž posedlý výkonem a ekonomickou efektivitou. Byl jedním z prvních Američanů, kteří ve svých továrnách zavedli proces šetřící čas, nazývaný taylorismus. Na začátku 20. století poslal Schwab sdělení, v němž uvedl, že štědře odmění jednotlivce, který může zlepšit produktivitu svých zaměstnanců.
Ivy Lee, otec public relations, se setkal se Schwabem a navrhl následující:

Každý zaměstnanec by si měl každý den zapisovat šest úkolů, řadit je od nejvyšší po nejnižší prioritu a okamžitě se pustit do práce na prvním úkolu. Měli by pokračovat v sestupování ze svých seznamů a všechny nedokončené úkoly by se prostě měly přesunout na seznam následujícího dne. Po 90 dnech vytváření seznamů a monitorování si společnost Schwab všimla, že se produktivita dramaticky zlepšuje.

Seznam úkolů se stal v moderním životě každodenní nutností, ale nejde přesně o nástroj, díky kterému budete produktivnější.

V určitém okamžiku jste pravděpodobně vytvořili seznam úkolů s 10 nebo více úkoly, které byste měli dokončit v krátkém časovém období. Jak se dostáváte do práce, naprostá nesmírnost úkolů vás nechává ve stavu paralýzy, s těžkým pocitem povinnosti a nepříjemným pocitem v zadní části mysli. Psychologové nazývají tento nepříjemný pocit efektem Zeigarnik, starým fenoménem v oblasti psychologie. Naše mysl zůstane fixována na nedokončený úkol, což způsobí, že utrpí naše duševní a fyzické zdraví.Po dokončení jsme osvobozeni od břemene tohoto úkolu.

Psychologický příval dokončení všech našich úkolů je stav, který naše mysl miluje. Proč tedy děláme ty obrovské seznamy?

Dr. Tim Pychyl je odborníkem v oblasti prokrastinačního výzkumu. Tvrdí, že máte pocit okamžitého pocitu úspěchu pouhým zapsáním všech úkolů, které byste chtěli splnit, aniž byste některý z nich splnili. Váš mozek bude simulovat úspěch, který byste chtěli pocítit.

Zápis mnoha nespecifických úkolů na seznam úkolů funguje jako dokonalý zástupce těchto fantazií. Umožňuje vám fantazírovat o úspěšném dokončení náročných úkolů a dává vám povolení se této myšlence duševně oddat. Je to okamžité uspokojení, ale ve skutečnosti jste nic nedosáhli.

Začátek dne s neupřednostňovaným seznamem úkolů také může podkopat vaši schopnost činit produktivní rozhodnutí, jak den pokračuje. Vyčerpání ega se týká množství rozhodovacích „bodů“, které máme. Když vyčerpáme své body, naše schopnost dělat chytrá rozhodnutí se zhoršuje.

Více než 100 experimentů potvrzuje, že cvičením větší sebeovládání na začátku dne se vaše motivace a pozornost s postupem dne snižují. To je důvod, proč lidé mají tendenci podvádět svou stravu po stresujících a vyčerpávajících dnech. Pokud trávíte každé ráno rozhodováním o tom, co jíst na snídani nebo výběrem toho, co byste si měli obléct, plýtváte omezenými prostředky na sebeovládání na nedůležité úkoly. To je jeden z důvodů, proč byl legendární CEO Apple Steve Jobs známý tím, že nosí každý den stejné oblečení.

Psaní efektivního seznamu úkolů

Psaní vágních jednoslovných úkolů na seznam úkolů vám znemožňuje rychlejší provedení úkolu. Musíte přemýšlet o svých úkolech konkrétně. Zatímco psaní úkolu pomocí nespecifických pojmů vám může pomoci ušetřit čas, zatím to bude bolet váš pokrok a z dlouhodobého hlediska vám to nešetří čas.

Takto napíšete seznam úkolů:

1. Chcete-li dostat spěch na dokončení úkolu, potřebujete pouze kratší seznam. Zapište si do svého seznamu úkolů maximálně tři úkoly. Můžete mít druhý průběžný seznam, který sleduje úkoly, které přicházejí do potrubí. Upřednostněte je podle důležitosti. Zeptejte se sami sebe: „ze kterého úkolu se budu cítit nejvíce splněný?“ To je úkol č. 1. Poté, co máte vypsány tři úkoly, položte všechny přetečení na samostatný kousek papíru, který můžete snadno zastrčit. Uchovávejte to mimo dohled.
2. Používejte malé post-it poznámky nebo linkované kartičky. Malý kousek papíru vám fyzicky zabrání v psaní dlouhého seznamu úkolů.
3. David Allen, guru seznamu úkolů, navrhuje zapsat si úkol jako akci. To vám zabrání používat nespecifické výrazy při vytváření seznamu. Například místo „find movers“ zkuste „call mom and ask her to suggest a mover“. Nebo „start and finish research for Tim“ try „Do a journal article search using the terms: XYZ.“ Jedním ze způsobů, jak to kontrolovat, je pokaždé, když si zapisujete nový úkol, zeptejte se sami sebe: „Co je krok č. 1, aby se tento úkol splnil?“ Krok č. 1 se stane vaším novým úkolem.
4. Zobrazit jeden úkol najednou. Pokud jsou tři úkoly za den příliš mnoho, můžete zvýšit svou produktivitu zobrazením seznamu jednotlivých úkolů najednou. Zkuste to hned. Nebo pokud máte starou školu, napište jeden úkol na poznámku Post-it a poté je stohujte, aby byly předchozí úkoly skryty.

Ivy Lee to neměla úplně v pořádku; šest úkolů bylo na jeden den příliš mnoho. Ale zjevně měl hlavu na správném místě - pokračoval v pravidelném otírání ramen a konzultacích s Rockefellery. Charles Schwab později pokračoval v budování Betlémské oceli do druhé největší nezávislé společnosti na výrobu oceli.