9 tipů, které vám pomohou zvýšit produktivitu právě teď

Denních hodin není nikdy dost. Přál bych si, abych měl více času! 

Myslíte si, že říkáte nějakou verzi výše uvedeného zhruba tisíckrát během dne (dáváte nebo berete)?

I když může být hezké více hodin denně, není to nutně nedostatek času, který nám brání v plnění úkolů a plnění našich cílů.

Někdy nám v tom brání naše myšlení. Myslíte si například, že si musíte všechno udělat sami? Máte pocit, že musíte říct ano každému e-mailu, schůzce a příležitosti? Čekáte na správný čas k zahájení smysluplného projektu?

Někdy nám v tom brání praktická překážka, například nevědět, jak dlouho úkol ve skutečnosti trvá, nebo nepracovat během našeho vrcholného produktivního času (který se u každého člověka liší).

Naštěstí to nejsou nepřekonatelné překážky. Mohou být upraveny, revidovány a překonány, a to můžete udělat hned teď. Níže uvádíme devět expertních strategií, které je třeba vyzkoušet.  

Používejte malé časové kapsy. "Nejlepší způsob, jak být produktivnější, je přestat čekat na správný čas," řekla Debra Eckerling, autorkaPrůvodce vašimi cíli: Plán pro stanovení, plánování a dosažení vašich cílů. Eckerling spolupracuje s jednotlivci a podniky na stanovení cílů a řízení projektů.

Práce v krocích - právě teď - vám může pomoci dosáhnout významného pokroku a skutečně dokončit úkoly. Například pokud je vaším cílem zveřejnit příspěvek na blogu jednou týdně, řekl Eckerling, můžete napsat koncept v pondělí; revidovat to v úterý; zkontrolovat a přidat obrázky a odkazy ve středu; a zveřejnit a propagovat to ve čtvrtek.

Sledujte svůj čas. Víte, jak dlouho vám trvá odpovědět na e-mail? Nebo dokončit psaní této zprávy? Nebo dokončit první koncept svého článku? Podle autorky produktivity Marije Kojic „pokud víte, jak se máte v současné době trávení času, budete přesně vědět, jak můžete zlepšit svůj čas, abyste byli produktivnější v budoucnu.”

Kojic sdílel tento příklad: Po sledování času zjistíte, že každý den strávíte 3 hodiny mazáním e-mailů a odpovídáním na každý e-mail, který dostanete. Což znamená, že to jsou nejméně 2 hodiny, které byste místo toho mohli věnovat svým prioritám.

Delegujte a automatizujte. Matt Bodnar, expert na strategie a tvůrce a hostitel The Science of Success Podcast, zdůraznil důležitost ukládání naší kreativity a rozhodovací pravomoci pro důležité úkoly s velkým dopadem (které se budou pro každého lišit). Nejprve navrhl provést inventuru svého vlastního života (takto to dělá) a identifikovat úkoly a činnosti, které plýtvá vaším časem a energií. Pak zvažte, jak je můžete delegovat nebo automatizovat.

Například Bodnar má virtuálního asistenta, který naplánuje většinu svých schůzek, vyplní své výkazy výdajů a zarezervuje si cestu. Tyto zdánlivě malé věci se sčítají. Jak poznamenal: „Dokonce i uvolnění 5 hodin týdně (jedna hodina denně) promarněného času správce může být obrovské. To je 20 hodin měsíčně. To je ekvivalent 40hodinového pracovního týdne každé 2 měsíce přidaného do vašeho kalendáře. “

Bodnar se ve svém podcastu zaměřuje výhradně na nahrávání rozhovorů - automatizuje vše ostatní, včetně dosahu hostů, zvukové produkce, vysílání epizod a grafického designu.

Chraňte své priority. Určete, co je pro vás nejdůležitější. Co tvoří vaše velké cíle, vaše hluboká práce? Jakmile víte, je důležité ctít tyto priority a upustit od všeho, co s nimi není v souladu, řekl Bodnar.

Samozřejmě se můžete cítit špatně, když řeknete ne. Avšak „pokud opravdu chcete dosáhnout velkých priorit ve svém životě, musíte někdy nechat lidi rozrušit se nebo mít pocit, že jste je ignorovali, musíte odmítnout příležitosti a musíte odmítat schůzky, které nejsou důležité. “ Protože co je pro vás důležitější - dostat se k doručené poště nula nebo pracovat na smysluplném projektu?

Připojte se k „proč“ na hlubší úrovni. Proč pracujete směrem k cíli, ke kterému směřujete? Co získáte, když dosáhnete tohoto cíle? Řečník a trenér Jessi Beyer navrhl na tyto otázky odpovědět a poté je posunout dále k vytvoření emocionálního spojení.

Například na povrchové úrovni je důvodem, proč je potřeba dokončit určitý projekt, aby byl způsobilý k povýšení nebo zvýšení, získání této podpory nebo zvýšení. Ale při dalším uvažování je emocionálním spojením více stability pro vaši rodinu, více peněz pro vysokoškolský fond vaší dcery a lepší pracovní doba, abyste se ve skutečnosti mohli věnovat sportovním hrám a výkonům svých dětí.

"Když své„ proč “spojíte do něčeho, co vám je tak drahé, bude motivací ještě silnější,“ řekl Beyer.

Zdůraznila také význam zaměření na „vnitřní spokojenost“ versus „vnější uznání“. "Nemůžeš ovládat, jak lidé myslí nebo jednají, a tvoje motivace selže, když vše, co máš, je sen o tom, že někoho jiného budeš mít rád."

Jakmile znáte své hlubší důvody, zapište si je a udržujte je někde viditelné.

Dohodněte si schůzku sami se sebou. Je mnohem snazší domluvit si schůzku s někým jiným, než plnit naše vlastní závazky. Ale nedovolte, aby vám to v tom stejně bránilo. Eckerling doporučil prozkoumat váš plán a zablokovat čas nebo vytvořit „schůzky“ pro soustředěnou práci. Stálá schůzka je podle ní ještě lepší.

Když skončíte se soustředěnou relací, zapište si, čeho jste dosáhli, řekla. "Tímto způsobem se na konci každého týdne nebo měsíce můžete ohlédnout a podívat se na svůj pokrok." Když uvidíte, kolik jste toho dosáhli, inspiruje vás to, abyste byli ještě produktivnější. “

Dodržujte pravidlo 2 minuty. "Pokud to trvá méně než 2 minuty, udělejte to hned," řekla Alexis Haselberger, trenérka v oblasti řízení času a produktivity, která pracuje s jednotlivci a týmy a pomáhá jim zvyšovat produktivitu a snižovat stres. Sdílela tyto příklady: RSVP na pozvánku, jakmile ji obdržíte; naskenujte nebo skartujte kousek papíru, který narazí na váš stůl.

Další variantou dvouminutového pravidla je zavázat se k práci na obtížném úkolu, kterému jste se vyhýbali pouhé 2 minuty, řekl Kojic. To vychází z Newtonova prvního zákona: „Objekt v klidu zůstává v klidu a objekt v pohybu zůstává v pohybu.“ Myšlenka je, že pokud začnete na úkolu pracovat, pravděpodobně na něm budete pokračovat (i za poslední 2 minuty), protože už jste v pohybu, Řekl Kojic.

Vytvořte vizuální připomenutí svých cílů. To podle Eckerlinga připomíná, na čem pracujete. Poznamenala, že vaším připomenutím může být slogan: „něco krátkého, pohotového a nezapomenutelného na základě vašeho osobního nebo projektového poslání“, například „sdílet můj příběh“ nebo „jít na to“. Nebo to může být zmocňující text. Eckerlingovi se líbí „I ain’t settlin“ z písně „Settlin“ od Sugarland.

Připomenutí může být také obrazem něčeho, co chcete vytvořit. Ať si vyberete cokoli, dejte to do své kanceláře nebo na pozadí počítače nebo kamkoli se podíváte každý den.

"Představa, že to, na čem pracujete, je možné, je inspirativní i motivující."

Určete svůj špičkový čas. Pokud je to možné, zvládněte své nejnáročnější projekty ve špičce, tvrdí Eileen Roth, expertka na produktivitu a autorka knihy Organizace pro figuríny. Aby zjistila váš špičkový čas, navrhla věnovat pozornost tomu, kdy se cítíte nejlépe po dobu 3 až 4 dnů:

• Cítíte se po probuzení „nabití“? Dokážete dopoledne více, ale máte pocit, že se táhnete odpoledne? Pokud ano, jste ranní člověk.
• Pokud po obědě snadno dosáhnete více, pak jste odpolední člověk.
• Pokud jste nejproduktivnější v noci a pracujete 9 až 5, vyberte si svůj druhý nejlepší čas.

Další možností, řekl Roth, je mít „Tichou hodinu“ a umístit ceduli na dveře vaší kanceláře nebo stěnu kabiny, aby řekla kolegům, aby se za hodinu vrátili. "Tímto způsobem byste mohli ušetřit 5 hodin týdně a pravděpodobně byste toho zvládli víc než celý týden ..."

Roth také navrhl, pokud je to možné, přesunout schůzky do mimos špičkových hodin. A pokud musíte pracovat mimo špičku, začněte s jednoduššími, rutinnějšími nebo méně kreativními částmi projektu, jako je výzkum nebo zadávání dat, řekla. To vám pomůže získat dynamiku a pokračovat.

I když nemůžeme mít více hodin denně, můžeme být strategičtí a soustředit se na své priority. A můžete začít hned teď.

Tento článek obsahuje odkazy na affiliate partnery na Amazon.com, kde se v případě zakoupení knihy vyplácí společnosti Psych Central malá provize. Děkujeme za vaši podporu Psych Central!